كيفية إدارة البريد الخاص بك في 5 خطوات

تعلم كيفية إدارة البريد الخاص بك هو مهمة تنظيم شاقة بشكل مدهش لأنه لا يمكنك فقط تنظيم البريد بصريا ، يجب عليك قراءة وتلمس كل وثيقة من أجل ملف أو تجاهل. أفضل طريقة للإدارة القوية هي تقليل كمية الورق التي تصل إلى منزلك. تابع القراءة لمعرفة كيفية إدارة البريد في أربع خطوات.

• تفريغ الزباله

  

  قلل من حجم البريد الذي تتلقاه عن طريق إيقاف تدفق البريد غير المهم.

  
  
  
  

  أقسم أنه إذا ضاع ، فسيجدني كتالوج J Crew أولاً. خفض كمية البريد غير الهام التي تتلقاها سيؤدي إلى تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في إدارة بريدك. أقل البريد = وقت أقل.

  المكافأة: إنها جيدة للبيئة.

• الجدول الزمني لها

  

  
  
  

  يقوم معظم الأشخاص بالفرز عبر البريد أثناء المشي في الباب بعد العمل وغالبًا ما يتوقفون في المنتصف للتخلص من معطفهم أو توجيه انتباههم إلى ما هو لتناول العشاء. قاوم الرغبة في إدارة البريد حتى يكون لديك الوقت والاهتمام الذي يجب أن تعطيه لهذه المهمة.

  الأسباب:

  1. إذا كنت ترتب طريقك في الباب ، فمن المحتمل أنك لست مستعدًا لإدارة بريدك في ذلك الوقت. تحتاج إلى الأدوات الصحيحة (أدناه) والاهتمام لتحديد كيفية استخدام أو تجاهل كل قطعة.
  2. لا تلمس قطعة من الورق أكثر من مرة إذا لم يكن لديك ورق. هذا ما يجعل إدارة الورق مرهقة للغاية: عليك أن تقرأها في كل مرة! انتظر حتى تكون مستعدًا للإدارة والتجاهل.

  جدولة الوقت إما كل يوم أو مرة واحدة في الأسبوع لتنظيم البريد الخاص بك.

• أدوات

  

  
  
  
  
  

  امتلك الأدوات الصحيحة للتخلص من بريدك أو إعادة تدويره أو الرد عليه.

  لا شيء يتوهم ، ولكن لديك ما يلي في متناول اليد:

  1. تمزيق أي شيء مع تحديد المعلومات وراء اسمك وعنوانك يجب أن تمزيقه على الفور.
  2. سلة إعادة التدوير - يمكن إعادة تدوير معظم البريد على الفور (فكر: كوبونات ، منشورات ، إعلانات).
  3. نظام الملفات والتقويم - بالنسبة للبريد ، يتعين عليك اتخاذ إجراء بشأنه على الفور أو في المستقبل.

  بكلمة "في متناول اليد" ، أعني حقًا في متناول اليد. لا تملك آلة التقطيع وصندوق إعادة التدوير في غرف منفصلة. أدير البريد الخاص بي واقفًا فوق كل من صندوق إعادة التدوير والتقطيع ، ثم أحضر البريد الذي أحتاجه لاتخاذ إجراء بشأن مكتبي حيث تم إعداد التقويم الخاص بي ونظام حفظ ملفات سطح المكتب. أوصي بمربع ملف منفصل على سطح المكتب ، بالإضافة إلى خزانة ملفات أرشيفية لتنظيم البريد.

  
  
  

• استابيش نظام

  

  
  
  
  
  

  هناك 3 "ألعاب نهائية" لكل قطعة بريد:

  1. الإجراء - البريد الذي تحتاجه لاتخاذ إجراء على الفور أو في نهاية المطاف. سيتم تقسيم هذا النوع من البريد إلى فئات أخرى مثل الأرشيف / المرجع ، والاستجابة ، والعمل ، إلخ.
  2. إعادة التدوير - البريد غير المهم الذي لا قيمة له ولا توجد معلومات تعريف عليه تتجاوز اسمك.
  3. تمزيق - أي جزء من البريد يحتوي على أي معلومات تعريف عليها تتجاوز اسمك وعنوانك. وسيشمل ذلك أرقام الضمان الاجتماعي ، وتواريخ الميلاد ، وعروض بطاقات الائتمان ، وما إلى ذلك. لست متأكدًا مما إذا كان يجب إعادة تدويرها أو سحبها؟ انظر ماذا تمزيق وقراءة المزيد عن سرقة الهوية: كيف تحمي نفسك من سرقة الهوية.

• الحفاظ عليها

  

  
  
  
  
  

  أتأكد من بعض الطرق للحفاظ على هذا الأمر:

  • كل يوم جمعة أسود (هذا هو اليوم التالي لعيد الشكر) بينما كان الجميع خارج التسوق ، أقوم بجمع جميع الفهارس التي لم أعد أرغب في استلامها واتصل بهم لإلغاءها.
  • اتبع الروتين الأسبوعي للتنظيم ، حيث ندير البريد أسبوعيًا.
  • يمكنك قراءة المزيد حول كيفية إدارة البريد بشكل يومي.